Die Betriebsversammlung ist wichtig, aber oft mit einem Pflichtgefühl verbunden.

Die Herausforderung besteht darin, konträre Anforderungen auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen: Ein ernstzunehmendes Forum für Informationen, Mitbestimmung und Dialog und ein wertschätzendes, gemeinsames Jahresabschluss-Erlebnis mit hoher Teilnahmequote, reibungslosen Abläufe und ein Rahmen, in dem sich Mitarbeitende gut informiert und gleichzeitig wertgeschätzt fühlen.

Im intensiven Austausch wurde ein Konzept entwickelt, das die unterschiedlichen Rollen und Rahmenbedingungen berücksichtigt. Zentral war die Frage: Wie schaffen wir ein Setting, in dem alle Beteiligten ihre Funktionen professionell ausfüllen können und dennoch Raum für Begegnung, Verbindung und Leichtigkeit entsteht? Daraus entstand der Ansatz, Versammlung und Weihnachtsfeier räumlich und dramaturgisch miteinander zu verzahnen, ohne Inhalte zu verwässern.

Das Konzept sah eine klare Dramaturgie vor:

Betriebsversammlung in der Halle mit Fokus auf Information, Transparenz und Beteiligung

• Kurzer Umbau- und Übergangszeitraum mit klarer Kommunikation für die Teilnehmenden
• Anschließender Wechsel in ein festliches Setting für den gemeinsamen Jahresausklang
• Außergewöhnliches Veranstaltungserlebnis in einem bodenständigen, anspruchsvoll-professionellen Setting.
• Begeisterung, Akzeptanz & Vertrauen schaffen

Der Ablauf wurde so geplant, dass der Raum nach Ende des offiziellen Teils in kürzester Zeit transformiert werden konnte: von der Reihenbestuhlung zu lockerem Event-Charakter, vom neutralem Bühnenbild zu stimmungsvoller Eventkulisse. Parallel dazu wurde der Außenbereich als Weihnachtsmarkt-Szenerie mit Essensständen, Feuerschalen und Sitzbereichen konzipiert als ergänzende Erlebniswelt zur Indoor-Feier.

Gestalterisch lag der Fokus auf einem Brückenschlag zwischen Sachlichkeit und Festlichkeit. Während der Versammlung dominierte ein reduziertes, professionelles Setting mit klarer Bildsprache und technischer Präzision. Für den Abend verwandelten Licht, Dekoration und Mobiliar den Raum in ein warmes, einladendes Ambiente mit:

• stimmungsvoller Beleuchtung
• weihnachtlichen, aber nicht überladenen Dekoelementen
• einer Tanzfläche und Barzone

Draußen wurde mit Holzhütten, Feuerschalen, Stehtischen und Sitzecken ein tief winterliches Weihnachtsmarkt-Flair geschaffen, das zum Ankommen, Durchatmen und Austauschen einlud.

Die Kombination aus Betriebsversammlung und Weihnachtsfeier verlangte eine präzise Planung und exakte Timings. Zu unseren Aufgaben gehörten unter anderem:

• Ideenfindung & Consulting
• Budgetierung & Forecasting
• Location & Infrastruktur
• Kommunikation & Monitoring
• Ticketsystem & Teilnehmermanagement
• Technische Planung & (Ambiente-)Ausstattung
• Food & Beverage
• Handling & Workforce-Planung
• Projektleitung & Supervision
• (Projekt-)Accounting & Abrechnung

Nach dem offiziellen Teil der Betriebsversammlung begann der Umbau: Bestuhlung raus, Tische rein, Bühnenbild anpassen, Lichtstimmung drehen, Buffet- und Barbereiche aktivieren. Parallel wurde auf dem Außengelände der Weihnachtsmarkt in Szene gesetzt mit Essensständen, Feuerschalen und gemütlichen Sitzgelegenheiten.

Der gesellschaftliche Teil des Abends wurde immer wieder ergänzt durch ein besonderes Abendprogramm, wie eine Sandmalerin, ein Glow Jongleur und eine Hula Hoop Showkünstlerin.

Das Ergebnis: ein Abend, der sowohl den formalen Anforderungen einer Betriebsversammlung gerecht wurde als auch den Wunsch nach einem gemeinsamen, entspannten Jahresausklang erfüllte. Die kombinierte Veranstaltung sorgte für eine hohe Teilnahmequote, positives Feedback aus der Belegschaft und ein starkes Signal: Pflichttermine können auch Wertschätzung und Miteinander bedeuten, wenn man ein Erlebnis daraus macht.